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一、系统管理
汇久外贸ERP软件通过对“业务流”、“物流”、“资金流”与“信息流”的控制，来体现管理过程，实现管理目标。而具体的数据的流转控制是通过一些管理功能的设置来实现的，其中包括审批流程设置、分析统计报告树、公告预警系统。
（一）审批管理平台
前文提到系统将合同、销购单、付款申请等业务区分为不同状态，实际上是因为系统根据业务流程在不同业务环节上设置了审批控制点，由审批决定了各业务的状态。审批管理具有如下特点：
1、 涵盖面广：系统设计的审批实际上包括业务的方方面面，从业务文档流转、货物的备货出运、到收付款的审批等都可以设置审批环节。
2、 灵活：可根据公司的实际需要自行定义审批流程，即自行定义何种业务需要审批，需要什么人员审批，某一部门的业务需要审批，某一部门的业务不需要审批。事实上，最极限的做法是系统可在所有的业务环节都设置审批任务，也可将所有的审批设置取消。
3、 严谨：审批设置时除考虑到部门、职务以及不同人员最大审批金额，还考虑到审批类型的多样性，如统一贸易类型的合同可根据其付款方式、价格条款等内容再细分不同审批类型，从而保证了业务的规范性。
4、 功能强大：对于业务的审批，既允许一个人单审，也可以设置多人同时会审，如业务部门、财务部门、法律部门等同时审批，或者设置选审--由申请人挑选某个领导进行审批。审批时审批人可参考丰富的业务信息作为审批依据，使审批更为合理，可适应不同公司对审批设置的需要。
（二）分析统计报告平台
汇久外贸ERP软件吸收百家外贸公司的管理经验，设计分析报告树，提供了大量的统计分析模型，对公司的进出口数据进行统计分析，或查询业务各环节的执行数据，以及对外贸业务的各种要素（客户、商品、贸易地区等）等进行趋势分析等。
1、 分析报告树可对大量的业务、财务数据自动在此进行多维统计和分析。通过报告树，用户不仅可以能够及时而准确的掌握业务、财务的总体情况，而且可针对各个具体的指标可以进行统计分析。具体报告树按大类区分为计划报表、财务报表与业务报表，大类下又区分成不同的小类，具体如下所示：
（1）、 计划报表：实际上是对公司部门层面上的预算管理，针对公司部门制定的一系列计划报表，如预算资产负债表、预算损益表、预算现金流量表与明细资金预算表等，通过计划报表对实际业务的执行进行控制，以规避市场与经营风险。
（2）、 财务报表：分为财务上报报表、财务管理报表、财务分析报表等。
（3）、 业务报表：分为业务计划报表、业务管理报表以及趋势分析报表等。
2、 图形分析：用户可通过直观的三维图形分析报告树上查询、分析结果，图形界面包括直方图、饼形图、折线图、点图等七种，使查询结果更加直观。
3、 穿透式查询：系统支持从汇总数据到明细数据直至原始信息的穿透式查询，这样对于使用者可清楚的查看报表中各种数据的组织构成。从而可以知道利润主要从哪里产生，亏损和不足又是从哪里出现，这些对于我们调整业务重点、合理安排出口商品结构起着重大的决策意义。
4、 实时查询分析工具：系统除提供一套已定义好的查询分析报告树，还附带一个实时查询分析工具，用户可根据自己实际情况的需要，自由组合定义查询数据源，查询分析方法、查询分析项目。
（三）公告预警平台
公告预警平台是辅助管理功能的系统化工具，具有如下功能：
1、 系统通过任务列表通知操作人当前应及时处理的业务，如自动提示业务员进行备货出运，对外付款；通知储运人员制作储运单据；通知财务人员对外付款等；通知管理层对业务进行审批，这种"导航式"的操作使系统更加简单。
2、 系统提供预警功能，如核销单到期预警，出口装运期限预警，海关手册核销预警，客户信用预警，甚至对于违规操作的预警；在此基础上，用户可根据自身实际情况，通过系统提供的预警定义工具进一步丰富自己的预警系统。
3、 系统设置公告板作为企业内部传递信息的工具，信息既可以发送给多人，也可以发送给某个部门，或者是某个具体的人员。
二
、系统工具
外贸公司经营业务复杂，管理模式多样，造成成品软件很难适应客户要求，汇久ERP系统提供独特的平台化设计工具，可由用户自由定义，以适应不同单位的多种业务需求以及同一单位不同时期的业务变化。
（一）系统设置工具
系统初次使用时，用户可根据自身需求使用设置工具对系统进行必要的设置，使系统更加贴合公司的实际业务。
1、
输入窗口自定义：汇久外贸ERP软件可自定义所有输入窗口中的项目，如合同、单证等输入窗口。一旦业务发生变化，或者管理层的管理思路发生改变，用户（系统管理人员）通过系统提供的工具修改输入窗口中的数据项目即可，不需要开发人员修改程序，极大地增强了用户的自维护能力及软件的适用性。
2、
公式定义：汇久外贸ERP软件可根据输入窗口中各数据项目之间的关系定义相应的计算公式，如数值类型项目之间的加减乘除，字符类型项目的组合，以减少重复输入和输入错误。实际上。灵活运用公式定义，将大大提高系统效率，比如说，凭证模板实质上就是一套用SQL语句和系统专用的脚本语言编写，定义如何将业务数据生成财务数据的公式，这组公式极大的减轻了财务人员的工作量。
3、
打印格式的定义：汇久外贸ERP软件设计了一个强大的"排版式输出"的打印设置工具，即定义所需打印的表单的格式的工具，各输入窗口按照打印格式的设置输出打印结果，它具有如下特点：
（1） 系统打印格式的定义窗口与操作风格类似的OFFICE中的WORD字处理软件，操作简单；另外系统中一系列独特的设计，如图形预装载（此功能对套打的单据定义尤其有用）、格式平移、厘米标尺等工具，进一步帮助操作人员轻松定义多种打印格式。
（2） 系统对外贸数据的打印的多样性考虑的十分全面，无论何种数据，系统都可以打印出高质量的单据。
（3） 系统将打印格式定义与上文提到的公式定义结合起来，可以进一步组织打印数据，使打印效果更加符合业务需求；另外，系统允许一个输入窗口对应多种打印格式（系统或个人），即一种数据对应多个输出结果，比如说发票窗口，既可以打印普通商业发票，也可以打印加拿大海关发票，减少操作人员的工作量。
（4） 打印结果可输出到文件中，如WORD、EXCEL、或图片格式中。充分适应电子商务的需要。
（二）系统管理工具
1、
操作日记：操作人员登录到系统后的每一步操作，从登录到制作以及审批，系统都登记在操作日记中。
2、 执行SQL：允许系统人员直接在此执行SQL语句，并返回查询结果。
3、 执行脚本程序：允许系统人员直接在此执行脚本语言写的小程序，并返回执行结果。以上两个功能供系统维护人员调试公式、凭证模板等。
4、
查询定义：系统提供查询定义工具，用户可根据自身的需要，定义查询方法给其他操作人员使用。该查询功能强大，可单表查询，也可多表联合查询；既可以查看业务的明细情况，也可以进行分组汇总查询；还可以定义前文提到过的穿透式查询。
（三）系统维护工具
1、
权限定义：系统提供权限定义工具，除可定义操作权限（系统各项功能的使用权限）；还可以根据职务与职能定义数据权限，如上级（部门经理）查询下级（业务员）数据，或相关进程人员在制作相关业务时查看原始资料等，这种具有层次性数据权限的设置，使权限之外的部门、业务员之间不能互访数据，保证数据的安全。
2、
业务关系定义：系统将业务流程区分为不同的操作，业务关系定义即定义各操作由何人进行。举例来说，系统允许什么人可以对外签订合同，合同签订后，谁负责制作相应单据，或者谁去负责核销退税，这都可以由业务关系进行定义。
3、
其它工具：系统还提供了许多维护工具，如拷贝定义规定了各单据之间的数据拷贝关系、单据编码规则生成器控制各单据号的生成、预警器定义预警响应方式等等。总之，正是通过这些工具的定义，使系统更加贴近用户的需求，更加人性化。
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