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集团信息化大纲
国内大型进出口集团公司的业务从原料采购、生产加工、定单加工、仓储运输、国内/外销售、项目招投标，代理业务、金融投资等。一般覆盖工业、商业、内贸、外贸、金融等多种经营模式。
第一部分
《外贸企业ERP管理系统》思想
集团公司利用《企业ERP管理系统》，在集团现代化经营管理中，及时准确地掌握企业所需的第一手材料，并对下属公司、各部门在业务执行过程中的各个环节进行有效的监管，变被动管理为主动管理，通过计算机逐步实施“项目预算核算，过程动态管理，风险自动防范，经营决策分析”的科学管理方法,增强企业的核心实力和运作能力。
集团对下属企业实行紧密型管理，最有效的手段便是利用《企业ERP管理系统》，对下属企业实施财务、业务、资金、生产、物资/商品、仓储的紧密、动态实时、集中型管理，可最直接地反映集团整体的经营状况和运作趋势，并及时发现整体或局部的经营问题，从各个环节动态监督集团的经营与运作。
在集团化管理系统推广的过程中，将涉及到以下项目：
* 集团财务管理
* 集团预算管理
* 集团办公管理
* 集团业务管理
* 集团资金管理
* 集团仓储物流管理
* 集团人力资源管理
* 集团网络规划及门户网站
一、管理效果规划
1、动态实时地主动型管理
通过网络远程主动查询数据，动态实时地掌握集团上下人/财/物，产/供/销的最新汇总和明细数据，以便提高控制能力。
通过网络集中化管理，提高数据收集速度，提升企业决策效率。
2、垂直透明式管理
利用《企业ERP管理系统》，可以动态、实时对下属企业单位的数据主动地“一查透底”；例如：从汇总报表——>（到）明细报表——>（到）明细帐数据——>（到）原始凭证数据。直至远程审计等各种监管功能。
3、对集团重点业务的跟踪
对集团重点业务以及具有发展潜力的业务，进行重点财务、资金跟踪，并基于各单位不同时期进行“纵向/横向”数据比较。
4、强化决策/分析管理
强化对数据的分析、对比、模拟运作，为企业建立起全新的：资金/预算管理中心、成本/利润核算中心、财务管理中心、重点业务管理中心、仓储管理中心。形成资金流，物流，信息流的高度统一，使公司的经营理念，管理制度延伸到财务、业务、资金、生产、仓储的各个环节，为企业提供正确的，具有远瞻性的决策支持。
5、集团网络化办公
通过和下属企业的连网工作，提高集团公司的控制力和控制质量及有效的规避企业风险。
二、集团网络构建
（一）对于集团总部业务数据采用集中式管理模式，即各下属单位通过网络远程数据录入的模式，建立集团内部的广域网。
（二）对于下属企业内部业务数据采用分散式管理模式，即各下属单位建立内部的局域网。
第二部分 《外贸企业ERP管理系统》结构
一、适应公司结构未来的变化趋势
1、适应集团外贸公司结构从“扁平式”结构向“立体化”结构过度、变化。追求管理“一元化”的同时，降低经营成本，并建立新型的成本/利润中心。
2、“立体化”结构描述：
采购环节、生产加工环节、仓储运输环节、销售环节逐渐剥离，追求管理“一元化”的同时，降低经营成本，同时管理“一元化”，增强了业务环节的透明度，降低管理成本。
二、《外贸企业ERP管理系统》框架结构
公司提出的框架体系设计路线：即以“购（买）、销（卖）、加工生产”为业务流程，以项目管理（可包含多笔采购、加工、销售合同）为处理核心，伴与物流、资金流管理设计思路。
“购（买）、销（卖）”是一切商务运作的最基础、最本质的环节。
建立以项目为管理的框架体系
软件引入“项目管理”，即项目号的概念来反映一个“待处理业务卷”，一个项目号可以包含多个采购合同的同时，包含多个销售合同，多个加工合同等，相当于一个“合同卷”的概念。在“合同卷”中的多个合同不存在“以谁为主”或“以谁对应”的概念，全部平等地从属于项目号下，充分、客观地体现此业务的处理范围、处理过程（采购、销售、加工等环节）。
第三部分 集团管理
一、集团财务管理
集团财务管理信息系统的需求分为：综合型集团财务管理需求和进出口贸易经营型实体公司会计核算与财务管理需求两个层次，两个层次又各有其特有的各项需求。
（一）综合型集团财务管理
1、集团公司决策层与集团公司财务职能管理部门可对整个集团系统的会计核算信息与财务管理信息在经过严密授权控制之下进行实时分层次的监控，能根据需要完成穿透式查询。
2、与分层次的预算管理(或其他各项控制标准)相配合，具有系统对重大预算差异(或超越控制标准的各种重大经营管理事项)进行自动预警的能力。
3、根据集团公司决策层与集团公司财务职能管理部门对财会信息的不同需要，提供相应的信息查询与检索界面。满足不同决策与管理层次对信息的及时性、有效性与有用性的要求。
4、满足集团绩效考核与内部审计在会计信息高度电算化状态下开展管理工作的需求。
5、以集团各经营主体信息系统生成的预计现金流量报告为基础，实时提供全集团未来一个确定周期的预计现金流量报告。从存量与预期流量以及资金来源渠道与额度等诸多方面实时提供全集团资金管理所需的必要信息，并具备相应的预警功能，满足集团对以资金资源为龙头的进行更为有效益地运用需要。
6、满足集团内各个独立经济实体之间的债权、债务与相互资金往来在会计核算上完全对称、动态适时地进行同步记录的需求。
7、满足全集团范围财务预算管理的需要。
8、满足集团汇总财会信息，编制合并会计报告，编制各政府职能部门所需的各种定期上报全集团口径财会报表以及内部各种管理报表的需要。
9、满足外贸行业集团公司信息系统其它的共性化管理需要。
（二）进出口贸易公司会计核算与财务管理
1、 财务管理系统：
* 系统管理模块
* 凭证处理模块
* 帐务处理模块
* 银行对帐模块
* 报表生成与输出模块
* 固定资产管理模块
* 工资管理模块
* 资金管理模块
* 财务分析模块
* 存货管理模块
* 应收帐款管理模块
* 应付帐款管理模块
* 退税业务管理模块
* 核销业务管理模块
* 项目核算管理模块
* 利息核算模块
等模块的管理功能。
2、适应分业务部门（人员）、分合同（运编号）、分发票、分商品品种、分客户、分自营/代理业务、分自定义项目等进行业务会计核算的要求。
3、适应复杂的外贸核算业务所要求的便捷化凭证录入、须经人工确认的各种自动凭证生成，成本自动配比计算，出口退税自动按运编号配对并产生自动凭证等方面的简化数据录入与数据处理的各种灵巧操作功能的提供，以及便捷的信息查询，特别是双向穿透式查阅功能的提供。
4、能按资金存量、预期资金收付计划、资金来源渠道与预期额度等信息编制企业资金动态预期分析表（图），并能动态地进行实时调整，同时具有相应的预警功能。
5、全面有效的应收帐款管理功能，可以分别按逾期时间、放帐客户额度等标准提供各种预警信息。同时具有按部门(人员)、合同（运编号）、发票号、商品品种、客户、及自定义项目等进行原进原出单笔或多笔往来核销功能。
6、全面有效的应收票据、应付票据管理功能，能按应收（付）票据的到期日进行提醒兑付的提示。
7、全面有效的存货管理功能，可以分别按存货入库时间、各批(或各品种)存货入库额度、存货的保管方式及相应的额度等标准提供各种预警信息。同时具有按部门(人员)、合同（运编号）、发票号、商品品种、及自定义项目等进行原进原出单笔或多笔库存核销功能。
8、具有按部门(人员)、合同（运编号）、发票号、商品品种、及自定义项目等标准归集收入、直接成本（直接费用），分摊间接费用（包括计算与确认资金占用利息）的能力。
9、提供财务预算的编制、实时监控、执行记录、结果分析的预算管理功能。
10、系统能够提供完备、灵巧的各种辅助财务分析能力。系统能够通过适当调取业务信息数据或通过追加录入辅助信息数据，结合财务系统已有信息数据，提供从财务角度进行实时风险控制、预警和进行其它财务监控与管理的相应能力。
11、输出功能：除正常的帐表输出外，应同时具有按科目、部门(人员)、合同（运编号）、发票号、商品品种、客户、及自定义项目等自由交叉输出帐表功能。
12、严格的操作权限控制与系统稳定性与安全性的保障。并发操作的可靠性与运行速度的合理保证。同时具有按科目、部门(人员)、合同（运编号）、发票号、商品品种、客户、及自定义项目等操作权限控制。友好的人机界面。
二、业务管理
（一）业务流程
进/出口业务的主流程，即：预算单－采购合同－采购单－（生产加工）－销售合同－销售单；收付款(汇)、出入库；相关业务事务。
（二）业务管理
1、商品数据库
（1）代码：HS编码、商品代码；
（2）品名（中文、英文）；
必须保证代码与品名的唯一性和一致性；新品名可临时输入，电脑记录临时输入数据，待管理员核准重新归类，并通知有关人员。
（3）型号；
（4）规格；
（5）品牌；
（6）价格（按业务记录自动关联客户）；
（7）生产厂；
（8）包装；
（9）输入日期，以最新日期显示，但可查历史记录；
（10）主要描述（主要工艺、材质、重量、精度）；
（11）承办业务员（按业务记录自动生成）；
商品库的设置要有利于产品目录的编制和电子商务的上送。
2、客户数据库
（1）供应商
名称、地址、通讯方式（电话、传真、电子信箱、网址）；
法人代表、企业性质、联系人（技术、质量、销售）；
主要产品（按商品代码归类）；
主要工艺特点（铸造、锻造、机加工、压铸、等等，按工艺代码）；
生产能力；
信息类别（ 现供货厂、考察过的工厂、一般信息工厂）；
价格（可输入，可按业务发生记录自动体现）；
企业基本资料（注册资料、企业历史、隶属关系、财务情况、主要客户及出口情况）；
供货能力评审类别；
信用等级；
联系人或业务员；
与我公司业务情况汇总（按业务记录自动生成）；
质量索赔情况；
（2）用户数据库
名称、地址、通讯方式（电话、传真、电子信箱、网址）；
法人代表、企业关联性质、联系人（技术、质量、销售）；
国别；
主要经营范围（按商品代码归类）；
主要经营区域；
信息类别（现有客户、已报过价的客户、一般联络过的潜在客户）；
价格（按业务记录自动体现）；
企业基本资料（注册资料、企业历史、隶属关系、财务情况、信用调查情况、市场占有率）；
信用等级（放帐额度、付款及时性）；
与本公司交易情况（产品、数量、金额、质量索赔情况）；
客户的竞争对手及客户的其他供货商；
联系人或业务员；
（3）要求
由专人管理公司资源，只有授权的业务人员可建立或使用数据。
提供方法，防止客户资料重复录入。
资源可全部公开，也可部分公开，也可给指定对人员使用。
且授权方便快捷。
一般操作要求：录入，修改，查询，分析。
3、风险信用管理和管理控制
报价；
收购价及销售价；
工厂选择；
价格条款 ；
付款条件按钮的控制：确定前，必须完成客户信用调查，确定信用额度，信用额度超过时，采取不许继续出运的相应措施，但与催讨逾期应收帐款时，不许继续出运、不许采购等。
单笔出运两种以上付款条件的混合形式；
大合同下两种以上付款条件的混合形式；
信用证项下三分之一提单预放；
代理；
出运单已收款由财务输入；
质量；
预警要分等级，影响业务操作的列为第一等级，放在注目位置；
4、经营决策分析
供公司领导、部门领导及有关管理者使用（固定的查询）主要表现信息为领导们所关心的各种业务经营指标，有索引和单独界面，实时查询(图表形式)。
（三）主要业务模块
1、预算单（项目预算）：此环节要求业务员在成交之前，根据客户需求信息，填写“预算单”，如客户信息、供货方信息、产品品名、数量、价格、支付条件和运输方式、预计资金使用情况、费用构成等条款，同时进行成本、利润和风险分析，计算业务“换汇成本”、“预估盈利”等，填制后将提交相关人员进行审批，才能下一步实施。
2、询报价单:制作询报价单，在合同准备阶段，对报价、比价与换盘的业务资料进行管理。
3、采购合同：根据业务性质不同，采购合同分为自营进口合同（订单）、代理进口合同（订单）、进料合同、来料合同、出口代理协议、国内内购合同等。采购合同管理包括合同基本信息、合同商品、外方客户、合同进程等。采购合同的执行、修改、变更、撤消和终结，但须经有关人员审批后才能进行。
4、采购单：分为国外采购单与国内采购单。业务员根据采购单数据，制作业务的相关单据。
5、付款：对业务中付款行为进行管理，它与支付方式、客户信用、财务、资金等紧密结合。
6、发票校验（收票）：国内供货商开具的增值税发票，系统统一管理，自动核对发票数据。
7、入库：在业务流程中应体现货物的货权流转过程。
8、销售合同：根据业务性质不同，销售合同分为自营出口合同、代理出口合同、进料加工合同、来料加工合同、出口定单、进口代理协议和内销合同等多种类型。销售合同管理包括合同基本信息、合同商品、外方客户、合同进程等。合同的执行、修改、变更、撤消和终结，须经有关人员审批后才能进行。
9、销售单（放货单）：销售单（放货单）是对于销售合同执行过程中的一次发货，可随时查看发货的进展情况。
10、收款：包括出口结汇和内销收款两部分。
11、开票：内销业务付货款时包括对应的增值税发票和普通结算发票管理。
12、出库：货权的移交在出库单中得到体现。
13、出运：包括相关港口、各航线的船期及运费等信息的管理。
14、决算：业务进行到最后，需要对业务的盈亏进行决算。
（四）一般进口相关事务管理
1、进口批文：政府批件（进口配额证明，机电产品进口登记表，进口许可证等）。
2、进口开证：由进程员按开证行不同制作信用证申请书，内容包括：基本条款、开证行、特殊条款等。
3、信用证承付：可由多人审核，确认单证相符后，对外付款。
4、付汇核销：可以是一个信用证核销一次，也可以根据付汇情况分开核销。
5、进口报关：进口货物到港报关后，由业务员或相关人员根据到货通知单登记录入货物到港信息。
6、结算：结算可分批结算，可从相应的财务数据取出相应的财务数据生成结算单。
（五）一般出口相关事务管理
1、配额管理：些商品的出口业务国家采取配额许可证的管理方式。
2、核销单管理：包括收汇核销单、付汇核销单管理。具体模块有核销单领用、发放配单、注销退回、交单、核销处理、核销单台帐等。
3、信用证：信用证到证后公司内部流转的管理，包括信用证到证登记、业务员查询公司到证信息、业务人员认领信用证的管理。
4、储运单据：可制作多种单据，如：商业发票、装箱单、提单、汇票、保险单、检疫证书、证明信、产地证书、Form A、海关发票等。
5、出口报关：对出运报关中的货物，提供报关所需的所有单据、报关后单据的返回等报关情况。
6、结汇：财务人员收到银行水单后应进行登记，水单登记后系统可自动生成有关的帐务记帐凭证。
8、出口核销：业务员从运输公司取回报关单、核销单，从财务取回结汇水单后，应及时交核销员进行核销处理。
9、出口退税：包括出口退税申报、办理、收款等内容。
（六）来进料加工相关事务管理
1、来料合同：来料加工业务还包括来料合同的管理，主要管理外商来料加工所需的原辅料，包括来料合同的基本信息、原材料等。
2、进料合同：进料加工业务还包括进料合同的管理，主要管理从外商进口加工所需的原辅料，包括进料合同的基本信息、原材料等。
3、加工合同：加工合同分为作价加工和委托加工两种加工形式，加工合同管理包括代理协议基本信息、加工原材料、加工成品、国内加工厂等。加工合同的执行、修改、变更、撤消和终结，但必须经有关人员审批后才能进行。
4、材料调拨：给工厂调拨生产所需原辅料。
5、成品收购：工厂加工完成后，从工厂回收成品的处理。
6、批文（批准证）：进程员与证管理员联系登记批文（批准证）业务台帐。
7、海关手册：手册的领用、登记、核销、台帐等。
（七）ISO9002 管理（将贯穿整个业务流）
1、合同评审：对各种业务的合同的评审。
2、客户评审：对各种业务合同涉及的客户的评审，作为客户资料的重要部分。
3、进口过程控制及质量检验记录卡。
4、出口过程控制及质量检验记录卡。
5、国内外供货商（承包方）评审。
三、集团资金管理
为了规范集团的资金管理，在确保资金运营安全的基础上，增强对资金的调控能力，提高资金的使用效率，集团公司对辖属各子公司、部门的本/外币资金实施集中管理，统一调度、有偿使用，由资金管理部门具体负责资金的有效调度和合理使用。总体结构图如下：
资金控制：负责整个对外支付资金的流程审核与控制。
出纳管理：经审核通过的付款计划将在本系统中复审并最终支付。
额度管理：制订和管理公司资金定额。
信用管理：对我司的信用证、承兑汇票进行全程监控。
贷款管理：记录和控制每笔贷款和还款，系统自动计算利息、手续费。
四、集团仓储物流管理
仓储管理系统帮助企业的仓库管理人员对仓储物品的入库、出库、移动和盘点等操作进行全面的控制和管理，以达到降低库存、减少资金占用，杜绝物料积压与短缺现象，提高客户服务水平，保证生产经营活动顺利进行的目的。
1、仓储系统从：
级别、类别、货位、批次、单件、ABC分类等不同角度来管理；
仓储物品的数量；
仓储成本和资金占用情况；
可进行物品 ABC 分类码的自动计算；
仓储物品订货数量的自动计算；
各种超常规状态的报警等；
系统支持多种计量单位的自动转换；
并与采购、销售、财务等子系统无缝连接；
可以从这些子系统中获取或向这些子系统输送数据；
2、物流配送管理：
配送站管理；配送计划；要货计划；配送审批；车辆管理；驾驶员管理；车辆配载管理；
发货管理；
仓储物流管理系统既可以独立地运行，也可以与其它管理系统联合使用，组成完整的企业管理信息系统。
五、集团预算管理
1、概述：
预算分为业务预算、资本预算和财务预算，业务预算是基础和重点。预算管理系统涉及收入支出、采购、销售、收付款计划等内容。预算管理可以有效的组织、协调、汇审、检查、分析和考核企业日常事宜。
2、要求：
支出预算；销售预算；采购预算；现金收支预算；不良资产、或有负债控制预算；投资及投资收益预算；固定资产预算；应收应付预算；存货预算；应交税金预算；短长期借款预算；资产负债预算；利润及利润分配预算；现金流量预算；......
六、集团人力资源管理
管理以人为本，人才是企业最大的资源，人力资源的获得越来越得到企业的重视，企业员工正成为市场战略主角。企业要考虑如何释放人的潜能使之成为市场竞争的重要元素，对员工的管理从以报酬为导向转到以人力资源开发为导向，人力资源管理向人才配置最佳化和人性化潮流的方向发展，而管理方式也通过计算机的使用来提高效率和管理水平。
1、概述
人力资源管理系统主要有系统设置，信息管理，数据处理：工资核算、工资发放、工资统计汇总、个人调节税核算、全年人员工资统计、银行代发接口、数据自动转成财务凭证，输出表格，数据查询等部分。
2、管理要求
公司部门机构定岗；花名册表信息；工作简历信息；人才分类信息；人才岗位信息；劳动合同信息；技能培训管理；部门机构报表；人才信息报表；人才储备情况表；人才结构情况表；人材奖罚情况表；工资数据报表；人员打印工资条；部门、人员打印工资表；公司、部门人员汇总工资表；工资项目打印汇总表；月汇总工资表；个人所得税按部门汇总表；个人所得税计算表；票值统计明细表；票值统计汇总表；年月工资台账表；部门工资台账表；工资统计台账表。；福利保险情况表；福利保险统计表；养老保险情况表；养老保险统计表等。
七、OA办公管理
“OA系统”应包含：公文管理、档案管理、信息采集、督察管理、合同管理、项目管理、会议管理、外事管理、车辆管理、房产管理、日常业务（通讯录，工作历，电子邮件，电子公告）以及领导办公等业务处理模块组成。
公文管理：公文管理包括收文管理和发文管理；
档案管理：档案管理可以对办公业务中常见的各种文件、档案、合同、会议记录等进行归档保存处理。
信息采集：处理来自不同渠道的多向信息，如政策、法律、新闻、竞争对手资料等。
督察管理：督察管理人员根据项目计划，制定督察工作计划等。
合同管理：合同管理提供业务、管理人员对建筑、购销、合作等合同相关信息的管理，处理工作中涉及的合同信息、合同履行信息以及合同档案信息等。
项目管理：项目管理有关业务人员对单位所有各类重要建设项目的管理。包括：项目申请（包括项目计划）、项目推荐、项目审批、项目运作（项目调研，过程控制，费用信息，质量信息等）、项目验收、项目评审等。
会议管理：会议管理为用户提供会议地点、会议时间、参与人的管理。
外事管理：外事管理系统处理单位的所有涉外事务的相关信息，如人员、活动、经费等。涉外事务分为两类：其一为内部人员外派，其二为外国专家来访。
车辆管理：车辆管理包括车辆的审购、验收、入库、保养（年检、维修等）、调度、预约、使用、报废等业务处理。
房产管理：房产管理将为用户提供一个管理房产信息、房产分配信息、房产配套信息、房产变动情况、住户变动信息的工作环境。
日常业务（通讯录，工作历，电子邮件，电子公告）：日常业务面向每一用户，内容包括通讯录、工作历、电子邮件、电子公告，发文草拟等管理业务和应用。本模块具有极大的扩展性，用户可以根据业务需求将列车时刻表、航班表等添加进去。
领导办公：领导办公系统包括通讯录、工作历、电子邮件、电子公告等公共事务支持，同时还包括公文阅览、公文批复、会议查询、项目查询等。
八、网络硬件及门户
1、网络环境
* 主机系统应包括的内容：
主机系统应包括集团内的以下各种应用服务器：
数据处理中心的数据库服务器、分布数据库服务器、Web服务器电子邮件系统、信息传输平台活动目录服务、分级域名解析服务系统支持验证、权限管理的域树与控制器支持安全电子交易的认证服务系统、其它基于IP网络的网络服务系统。
* 主机系统的总体要求：
设备的先进性；开放性；安全性；扩展能力；可用性；操作系统平台等。
* 主机系统的技术要求：
系统的容错；主机操作系统和软件配置等。
* 连网方式：设备投入，费用等。
* 内部局域网构架：
技术架构；客户端配置；数据计算方案；平台方案；安全机制等。
2、网站建设
（1）网站要求：首页的类型；首页显示栏目的设置；首页的背景图案；首页的飘动图形；弹出式页面；flash动画；日期自动提示；计数器；背景音乐；布局设计；显示设计；色彩设计等。
（2）网站栏目设计：文字类；产品类；论坛类；反馈信息类；联接类；在线调查类；会员申请类；成员内部信息类；版权信息类；site map；下载类；站内搜索；用户向导；邮件系统等。
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