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小型企业信息化大纲
国内一般小型国际贸易公司的业务从采购、国内/外销售、代理业务、财务应收/应付等。一般包括、商业、内贸、外贸等业务模式。
《外贸企业管理系统》思想
公司利用《企业管理系统》，在企业经营管理中，及时准确地掌握所需的第一手材料，并对下各业务执行过程中的各个环节进行有效的监管，变被动管理为主动管理，通过计算机逐步实施“项目预算核算，过程动态管理，风险自动防范，经营决策分析”的科学管理方法,快速增强企业的发展能力。
在企业管理的过程中，将涉及到以下项目：
* 业务管理
* 办公管理
* 收付管理
* 网络及网站
《外贸企业管理系统》框架结构
公司即以“购（买）、销（卖）”为业务流程，以项目管理（可包含多笔采购、销售）为处理核心，伴与物流、资金管理设计思路。“购（买）、销（卖）”是一切商务运作的最基础、最本质的环节。
建立以项目为管理的框架
软件引入“项目管理”，即项目号的概念来反映一个“待处理业务卷”，一个项目号可以包含多个采购合同的同时，包含多个销售合同，多个加工合同等，相当于一个“合同卷”的概念。在“合同卷”中的多个合同不存在“以谁为主”或“以谁对应”的概念，全部平等地从属于项目号下，充分、客观地体现此业务的处理范围、处理过程（采购、销售等环节）。
企业管理
一、财务管理
* 应收帐款管理
* 应付帐款管理
* 退税业务管理
* 核销业务管理
* 合同核算管理
等的管理功能。适应分业务员、合同（运编号）、发票、商品品种、客户、自营/代理业务、自定义项目等进行业务核算的要求。
二、业务管理
（一）业务流程
进/出口业务的主流程，即：合同草拟－采购合同－采购单－（生产加工）－销售合同－销售单；收付款(汇)、出入库；相关业务事务。
（二）业务管理
1、商品数据库
（1）代码：HS编码、商品代码；
（2）品名（中文、英文）；
必须保证代码与品名的唯一性和一致性；新品名可临时输入，电脑记录临时输入数据，待管理员核准重新归类，并通知有关人员。
（3）型号；
（4）规格；
（5）品牌；
（6）价格（按业务记录自动关联客户）；
（7）生产厂；
（8）包装；
（9）输入日期，以最新日期显示，但可查历史记录；
（10）主要描述（主要工艺、材质、重量、精度）；
（11）承办业务员（按业务记录自动生成）；
2、客户数据库
（1）供应商
名称、地址、通讯方式（电话、传真、电子信箱、网址）；
法人代表、企业性质、联系人（技术、质量、销售）；
主要产品（按商品代码归类）；
主要工艺特点（铸造、锻造、机加工、压铸、等等，按工艺代码）；
生产能力；
信息类别（
现供货厂、考察过的工厂、一般信息工厂）；
价格（可输入，可按业务发生记录自动体现）；
企业基本资料（注册资料、企业历史、隶属关系、财务情况、主要客户及出口情况）；
供货能力评审类别；
信用等级；
联系人或业务员；
与我公司业务情况汇总（按业务记录自动生成）；
质量索赔情况；
（2）用户数据库
名称、地址、通讯方式（电话、传真、电子信箱、网址）；
法人代表、企业关联性质、联系人（技术、质量、销售）；
国别；
主要经营范围（按商品代码归类）；
主要经营区域；
信息类别（现有客户、已报过价的客户、一般联络过的潜在客户）；
价格（按业务记录自动体现）；
企业基本资料（注册资料、企业历史、隶属关系、财务情况、信用调查情况、市场占有率）；
信用等级（放帐额度、付款及时性）；
与本公司交易情况（产品、数量、金额、质量索赔情况）；
客户的竞争对手及客户的其他供货商；
联系人或业务员；
（3）要求
由专人管理公司资源，只有授权的业务人员可建立或使用数据。
提供方法，防止客户资料重复录入。
资源可全部公开，也可部分公开，也可给指定对人员使用。
且授权方便快捷。
一般操作要求：录入，修改，查询，分析。
3、风险信用管理和管理控制
报价；
收购价及销售价；
工厂选择；
价格条款 ；
付款条件按钮的控制：确定前，必须完成客户信用调查，确定信用额度，信用额度超过时，采取不许继续出运的相应措施，但与催讨逾期应收
帐款时，不许继续出运、不许采购等。
单笔出运两种以上付款条件的混合形式；
大合同下两种以上付款条件的混合形式；
信用证项下三分之一提单预放；
代理；
出运单已收款由财务输入；
质量；
预警要分等级，影响业务操作的列为第一等级，放在注目位置；
4、经营决策分析
供公司领导及有关管理者使用（固定的查询）主要表现信息为领导们所关心的各种业务经营指标，有索引和单独界面，实时查询(图表形式)。
（三）主要业务模块
1、合同草拟：此环节要求业务员在成交之前，根据客户需求信息，填写“预算”，如客户信息、供货方信息、产品品名、数量、价格、支付条件和运输方式、预计资金使用情况、费用构成等条款，同时进行成本、利润和风险分析，计算业务“换汇成本”、“预估盈利”等，填制后将提交相关人员进行审批，才能下一步实施。
2、采购合同：根据业务性质不同，采购合同分为自营进口合同（订单）、代理进口合同（订单）、进料合同、来料合同、出口代理协议、国内内购合同等。采购合同管理包括合同基本信息、合同商品、外方客户、合同进程等。采购合同的执行、修改、变更、撤消和终结，但须经有关人员审批后才能进行。
3、采购单：分为国外采购单与国内采购单。业务员根据采购单数据，制作业务的相关单据。
4、付款：对业务中付款行为进行管理，它与支付方式、客户信用、财务、资金等紧密结合。
5、发票校验（收票）：国内供货商开具的增值税发票，系统统一管理，自动核对发票数据。
6、入库：在业务流程中应体现货物的货权流转过程。
7、销售合同：根据业务性质不同，销售合同分为自营出口合同、代理出口合同、进料加工合同、来料加工合同、出口定单、进口代理协议和内销合同等多种类型。销售合同管理包括合同基本信息、合同商品、外方客户、合同进程等。合同的执行、修改、变更、撤消和终结，须经有关人员审批后才能进行。
8、销售单（放货单）：销售单（放货单）是对于销售合同执行过程中的一次发货，可随时查看发货的进展情况。
9、收款：包括出口结汇和内销收款两部分。
10、开票：内销业务付货款时包括对应的增值税发票和普通结算发票管理。
11、出库：货权的移交在出库单中得到体现。
12、出运：包括相关港口、各航线的船期及运费等信息的管理。
13、决算：业务进行到最后，需要对业务的盈亏进行决算。
（四）一般进口相关事务管理
1、进口开证：由进程员按开证行不同制作信用证申请书，内容包括：基本条款、开证行、特殊条款等。
2、信用证承付：可由多人审核，确认单证相符后，对外付款。
3、付汇核销：可以是一个信用证核销一次，也可以根据付汇情况分开核销。
4、进口报关：进口货物到港报关后，由业务员或相关人员根据到货通知单登记录入货物到港信息。
5、结算：结算可分批结算，可从相应的财务数据取出相应的财务数据生成结算单。
（五）一般出口相关事务管理
1、核销单管理：包括收汇核销单、付汇核销单管理。具体模块有核销单领用、发放配单、注销退回、交单、核销处理、核销单台帐等。
2、信用证：信用证到证后公司内部流转的管理，包括信用证到证登记、业务员查询公司到证信息、业务人员认领信用证的管理。
3、储运单据：可制作多种单据，如：商业发票、装箱单、提单、汇票、保险单、检疫证书、证明信、产地证书、Form
A、海关发票等。
4、出口报关：对出运报关中的货物，提供报关所需的所有单据、报关后单据的返回等报关情况。
5、结汇：财务人员收到银行水单后应进行登记，水单登记后系统可自动生成有关的帐务记帐凭证。
6、出口核销：业务员从运输公司取回报关单、核销单，从财务取回结汇水单后，应及时交核销员进行核销处理。
7、出口退税：包括出口退税申报、办理、收款等内容。
（六）来进料加工相关事务管理
1、来料合同：来料加工业务还包括来料合同的管理，主要管理外商来料加工所需的原辅料，包括来料合同的基本信息、原材料等。
2、进料合同：进料加工业务还包括进料合同的管理，主要管理从外商进口加工所需的原辅料，包括进料合同的基本信息、原材料等。
3、加工合同：加工合同分为作价加工和委托加工两种加工形式，加工合同管理包括代理协议基本信息、加工原材料、加工成品、国内加工厂等
。加工合同的执行、修改、变更、撤消和终结，但必须经有关人员审批后才能进行。
4、材料调拨：给工厂调拨生产所需原辅料。
5、成品收购：工厂加工完成后，从工厂回收成品的处理。
6、批文（批准证）：进程员与证管理员联系登记批文（批准证）业务台帐。
7、海关手册：手册的领用、登记、核销、台帐等。
三、网络硬件及网站
1、网络环境
* 主机系统应包括的内容：
主机系统应包括公司以下各种应用服务：
数据处理的数据库、网络服务系统。
* 主机系统的总体要求：
设备的安全性；扩展能力；可用性；操作系统平台等。
* 主机系统的技术要求：
系统的容错；主机操作系统和软件配置等。
* 内部局域网构架：
技术架构；客户端配置；数据计算方案；安全机制等。
2、网站建设
（1）网站要求：首页的类型；首页显示栏目的设置；首页的背景图案；弹出式页面；日期自动提示；布局设计；显示色彩设计等。
（2）网站栏目设计：文字类；产品类；联接类；版权信息类；下载类；站内搜索；用户向导；邮件及联系方式等。
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